Neljä ideaa tehokkaampaan ideointiin

Joillakin yrityksillä on niin paljon ideoita ideapankissa, että määrä koetaan liian suureksi. Ideoita ei kyetä käsittelemään tehokkaasti ja oikeudenmukaisesti. Uusia ideoita kertyy nopeammin kuin vanhoja saadaan alta pois. Johto tuskastuu ideoista, ideat koetaan negatiivisena asiana. Yrityksellä on ideaähky. Toisaalta, harvalla yrityksellä menee niin hyvin, ettei henkilöstön luovuuspotentiaalia kannattaisi hyödyntää täysimääräisesti liiketoiminnan edistämiseen.

Miksi ideoita on niin vaikea käsitellä? Miten ideoita pitäisi käsitellä siten, että kultajyvät löydettäisiin akanoiden joukosta? Ohessa neljän kohdan malli, jolla pääset hallittuun tapaan ideoiden tuottamiseen ja niiden tehokkaaseen arviointiin.

Neljä ideaa tehokkaampaan ideointiin

1. Määrittele strateginen tavoite

Yrityksen johto määrittelee ja rajaa tarkasti sen ongelman/tavoitteen, johon pyytää (tarvittaessa jopa vaatii”) ideoita tai ratkaisuehdotuksia. Ideoinnin kohde juontuu strategiasta käsin. Silloin ideat palvelevat suoraan valitun strategian toteuttamista. Myös ajallista rajausta voidaan käyttää, esim. ideakampanjan muodossa. Jos lisäksi rima on asetettu riittävän korkealle, eli haaste on riittävän kova (totutuessaan iso bisnes), ei ole suurta riskiä siitä, että ideoita tulisi liikaa. Välittömästi strategiaa palvelevia ideoita on helpompi arvioida. Jos henkilöstö saa ideoida vapaasti mitä haluaa, vaarana on että ideoita tulee näennäisesti paljon, mutta niiden kohdentuminen vaihtelee. Ideoidaan vähän mitä sattuu. Silloin niiden arvioiminen on tuskastuttavan vaikeaa. Ideoiden hautautuessa ideapankkiin, henkilöstö lakkaa aikaa myöten tuottamasta uusia ideoita. Henkilöstön luovuus- ja tietopotentiaali jää hyödyntämättä. Toisessa ääripäässä yritys lähtee toteuttamaan strategiaa tukemattomia ideoita.

2. Ideoita pitää jalostaa ja kehittää

Esitetyt ideat ovat harvoin sellaisenaan toteutuskelpoisia. Ne ovat usein ns. raakaideoita, vastakohtana jalostetulle idealle. Kenen tehtävä ideoiden jalostaminen on? Kaikkien. Parhaiten ideat jalostuvat porukassa. Myös johto eli idean arvioija voi osallistua ja suotavaa se olisikin. Johdon osallistuminen motivoi henkilöstöä yhä parempiin suorituksiin. Yleensä ideoita kannattaa pallotella porukassa muutama kierros ennen johdolle esittämistä. Johto voi palauttaa potentiaalisen idean jalostettavaksi sen esittäneelle ryhmälle. Miten ideaa jalostetaan? Sitä voi tehdä spontaaneilla tavoilla, mutta on myös systemaattisia prosesseja (kysy lisää allekirjoittaneelta). Karkeasti jalostamisessa on valittavissa kaksi polkua.

Ensimäisessä kohdennetaan huomio kuhunkin ideaan vääjämättä sisältyviin ongelmiin ja yritetään keksiä lisäideoita niiden ratkaisemiseksi. Toisessa kohdennetaan huomio ideaan sisältyviin mahdollisuuksiin (idean hyviin puoliin) ja yritetään parantaa niitä. Itse suosin toista polkua, koska idean jalostuessa osa alkuperäiseen ideaan sisältyvistä heikkouksista putoaa itsestään pois. Henkilökohtaisia ideointitaitoja voi opetella ja kehittää kuten mitä tahansa muitakin taitoja. Kun työskennellään ryhmässä, on hyvä sopia yhteiset pelisäännöt ideoinnille ja ideoiden jalostamiselle.

3. Pilko annettu ongelma osiin

Pyörää ei kannata keksiä itse uudelleen, ainakaan omilla (=yrityksen) rahoilla. Mutta tätä se arki suurimmaksi osaksi on. Järkevämpää olisi pilkkoa annettu ongelma osiin tai mallinntaa se yleiselle tasolle (analysoida ongelmaa ja sen ydintä), ja etsiä sen jälkeen valmiita ratkaisuja eri tietolähteistä. Tässä vallitsee muutamia haitallisia uskomuksia: ”Ei katsota mitä muut ovat tehneet ettei se johdata meitä samaan” tai ”Valmiiden ratkaisujen katsominen estää uusien luovien ratkaisujen syntymisen” tai ” Me ollaan niin hyviä, ettei meidän tarvitse katsoa …”. Tämän tyyppiset toimintamallit soveltuvat kenties kokemattomille ideoijille. Ja vaikka näin toimitaankin, sittenkin itse keksityt ideat on jo keksitty muualla aiemmin. Uutta ja ainutlaatuista ei tällä tavalla synny, ei ainakaan nopeasti ja tehokkaasti. Taitava ideoija, ideoinnin ammattilainen, toimii toisin. Hän selvittää nopeasti mitä ratkaisuja muut ovat keksineet vastaavaan ongelmaan ja olisivatko ne toimivia omassa ongelmassa. Vasta kun hän toteaa, ettei mikään tunnetuista ratkaisuista sovellu omaan ongelmaan, hän aloittaa oman ratkaisun ideoinnin. Ainoastaan tuntemalla kaikki aiemmat ratkaisut, on mahdollista keksiä uusia ratkaisuja tehokkaasti.

4. Arvioi syntyneet ideat

Ideoiden arviointi on lopulta helppoa, jos ideointi on tehty edellä kuvattujen ohjeiden mukaisesti. Ensin kysytään, kohdistuuko esitetty idea asetettuun strategiseen tavoitteeseen? Jos ei, idea voidaan laittaa ideapankkiin odottamaan uutta strategiaa. Mikä olisi idean tuottama lisäarvo tai liiketoimintapontentiaali onnistuessaan? Tässä vaiheessa ei vielä arvioida idean toimivuutta tai toimimattomuutta. Mitä mahdollisuuksia ideaan sisältyy? Ajattelutapa kannattaa muuttaa sellaiseksi, että etsitään ideasta tai keksinnöstä joku pienikin osa-alue, joka jossain olosuhteissa voisi olla mahdollinen, vaikkapa hiukan muutettuna. Eli keskitetään huomio idean hyviin puoliin ja mahdollisuuksiin. Huonoihin puoliin ei kiinnitetä huomiota. Oikeastaan ainoa peruste idean sivuuttamiselle on se, että se ei liity ollenkaan annettuun startegiseen tavoitteeseen. Kaikkia muita jalostetaan paremmiksi. Kannattaa muistaa, että tavoitteet oli alussa asetettu sellaiselle korkeudelle, että ideoiden kokonaismäärä on hallittavissa.

Jatkokehitykseen voidaan valita sellaiset ideat, joissa on eniten potentiaalia ja mahdollisuuksia, onnistuessaan. Onnistuminen tehdään ideoiden jatkojalostamisen avulla (ks. kohta 2). Ideoita jalostetaan virtuaalisesti mahdollisimman pitkälle, koska se on nopeaa ja halpaa. Ketterän kehityksen menetelmät, joissa asiakas otetaan mukaan kehitysprosessiin ovat myös hyviä. Tästä eteen päin idean kehittäminen on jo toisen tarinan aihe.

Aloita ideointi puhtaalta pöydältä

Edellä esitetyt 4 ohjetta pätevät, kun ideointi aloitetaan puhtalta pöydältä. Jos systeemi on jo jumissa, mitä sitten tehdään? Aloita kohdasta 1 ja hyppää sitten suoran kohtaan 4. Tarkoittaa sitä, että kertaat (tai viimeistään nyt luot) strategiset tavoitteet ja raakkaat sen jälkeen suoralta kädeltä kaikki strategiaa tukemattomat ideat pois.

Seuraavaksi raakkaat ideat, jotka olisivat toteutuessaankin merkitykseltään pieniä. Loppuja jalostat paremmiksi. Jalostamisessa hyödynnetään luonnollisesti myös idean esittänyttä ryhmää tai jopa koko organisaatiota. Samanaikaisesti siirryt neljän kohdan systeemiin uusien ideoiden osalta.

Aseta hetkellisesti tiukka rajaus ideoinnin kohteelle ja rima niin ylös, että uusia ideoita syntyy vain vähän siihen saakka, kunnes olet saanut vanhat ideat ideapankista tyhjennettyä. Tästä eteenpäin kontrolloit systeemiä (ideoiden määrää ja laatua) tavoitteiden rajauksen ja haasteellisuuden avulla. Henkilöstön motivaatiota saat nostettua viestimällä tavoitteet selkeästi kaikkien tietoon ja osoittamalla aitoa arvostusta ideoiden esittäjille.